A SECOM
Em 2021, a Fundação Amazonprev completa 12 anos do início do processo de digitalização de arquivos, que possui a mediação do Tribunal de Contas do Estado do Amazonas (TCE-AM). Durante esse período, o arquivo já digitalizou cerca de 18 mil processos de aposentados e pensionistas, conservando o acervo físico sob a tutela do órgão.
Para a coordenadora de Administração de Arquivo da Amazonprev (Coarq), Ana Célia Bezerra, os avanços que o arquivo vem obtendo diariamente são fruto da dedicação e compromisso da instituição junto ao Arquivo Público, órgão subordinado à Secretaria de Estado de Administração e Gestão (Sead).
“Buscamos constantemente melhorias na gestão documental. Nosso objetivo é disponibilizar as informações a quem delas necessita. Sendo assim, busca-se cumprir todas as normas e requisitos estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)”, observa a servidora.
A Amazonprev se destaca nacionalmente por sempre buscar melhorias em seus serviços e índices de qualidade. Atualmente, está sendo digitalizado todo o acervo da instituição, contabilizando até agora um total de 32.289 processos de aposentadoria e 5.586 de pensões, sendo considerado o maior arquivo do Estado.
O chefe do Arquivo Público do Estado do Amazonas, Marcelo Araújo da Silva, já visitou as instalações do arquivo da Amazonprev e recomenda o modelo de gestão de armazenamento para outras secretarias.
“A parte documental é de extrema importância para a eficiência da instituição, e dentre os diversos arquivos de secretarias que tive a oportunidade de conhecer, posso afirmar que a estrutura da Amazonprev é a que mais se destaca no sistema público do Estado, tudo dentro dos princípios da Arquivologia. Um grande exemplo a ser seguido”, assinalou.
História
O arquivo geral da Amazonprev conserva processos físicos que datam de 1946, época em que aposentadorias e pensões eram administradas pela Sead/Ipasea/Ipeam. A demanda pela digitalização de documentos tende a crescer com a evolução da era digital, e o processo oferece diversos benefícios à instituição previdenciária do Amazonas, como por exemplo, a liberação de espaço físico, a preservação dos documentos, o acesso imediato a todas as informações nas plataformas digitais, o compartilhamento simultâneo entre diversos setores e a preservação do meio ambiente.
